FM-Kompetenzanalyse

IFMA’s ganzheitlicher Facility Management Ansatz: die 11 Kompetenzbereiche 

 

 

Kompetenzbereiche IFMA

Organisation der Facility Services

Facility Manager dienen in zwei Führungspositionen. Erstens führen sie das Personal und die Dienstleister. Zweitens beeinflussen sie die Entscheidungen und Haltungen der gesamten Organisation, der Nutzer, Lieferanten, Gemeinschaft und Geschäftspartner. Um in beiden Rollen wirksam zu sein, müssen die Facility Manager Strategien entwickeln, welche erfolgreich umgesetzt werden. Es ist wichtig, Initiativen zu entwickeln, sowie Einfluss auf die Entscheidungen und Einstellungen der anderen zu nehmen. Facility Manager müssen in der Lage sein, Menschen, Arbeitsplätze, Prozesse und Technologien zu integrieren. Das Gebäude-Portfolio ist mit der gesamten Organisation, deren Mission und verfügbaren Ressourcen abzustimmen. Innovationen bei Prozessen und Motivation von Mitarbeitern helfen, rechtzeitig auf sich ständig ändernde Anforderungen zu reagieren. Folgendes Wissen und Kompetenzen sind für Führung & Strategie erforderlich:

  • Organisatorische Leitung und Führung
  • Ethische und rechtliche Verantwortung und Anforderungen
  • Geschichte des Facility Managements und verwandte Berufe
  • Internationale Facility Management Aspekte
  • Facility Management Strukturen
  • Konzepte und Aufgaben des FM und Beziehungen auf andere verwandte Berufe

Betrieb & Erhaltung

Die wichtigste Aufgabe der Facility Manager ist es, den Betrieb der Anlagen zu überwachen. Sie müssen eine gute Kenntnis der Gebäudetechnik, -Systeme, des Innen- und Aussenbereichs haben. Die Anlagen und alle dazu notwendigen Systeme sollen effizient, zuverlässig und sicher im Einklang mit den bestehenden Vorschriften und Normen funktionieren. Folgendes Wissen und Kompetenzen sind für Betrieb & Instandhaltung nötig:

  • Instandhaltungsmanagement (Vorausschauende, Vorbeugende- und Korrektur-Massnahmen)
  • Entwicklung von Standards, Verfahren und Vorgaben für den Betrieb & Instandhaltung
  • Computer unterstützte Wartungsplanung und Gebäudesysteme
  • Gebäudetechnik und verwandte Technologien
  • Hilfs-FM-Funktionen: Hauswartung, Gastronomie, Transport, Flottenmanagement und Flüge, Lagerbewirtschaftung, Abfallwirtschaft
  • Energiemanagement: Primärenergie und Energiemonitoring, Energieeffiziente Strategien im Facility Betrieb & Instandhaltung, Lastmanagement (Stromspitze und Energiebedarf)
  • Umweltverantwortung und Nachhaltigkeit

Planung & Projektmanagement

Facility Manager spielen eine wichtige Rolle in allen Aspekten des Projektmanagements beginnend mit der Planung, Ausschreibung und Durchführung bis hin zur Auswertung. Projektplanung und -management sind Kernkompetenzen im Facility Management. Die Fähigkeiten sind besonders wichtig, wegen der Vielzahl von Projekten im FM. Die Projekte unterscheiden sich in Umfang, Komplexität, Dauer und finanziellem Risiko. Folgendes Wissen und Kompetenzen sind für das Projektmanagement erforderlich:

  • weiträumige, strategische und taktische Planung
  • Prozesse für die Planung, Ausschreibung, Bau, Abnahme bis Betrieb
  • Verschiedene Gebäudetypen und ihre Auswirkungen auf die Nutzung
  • Projekt-Management-Prozesse
  • Kostenschätzung und Hilfsmittel
  • Bauvorschriften, Normen und Richtlinien
  • Projekt Planung

Kommunikation

Facility Manager sollen mit vielen verschiedenen Zielgruppen effektiv kommunizieren. Es ist nicht beschränkt auf Mitarbeiter, Auftragnehmer, Nutzer, anderen Abteilungsleitern, Kollegen, das obere Management, Geschäftsleitung, Behörde und Verwaltung. Sie müssen die verschiedenen Medien (Print, elektronisch, Video, Telefon, Leitsysteme, etc.) verstehen und wissen, wie sie am besten für ihren Zweck die Zielgruppe erreichen. Folgendes Wissen und Kompetenzen sind für die Kommunikation erforderlich:

  • Effektive Kommunikation und Berichterstattung
  • Schreiben, Reden, Präsentationen, Zuhören
  • Verstehen von Finanz-, Grafik- und technische Informationen und Unterlagen
  • Berichte verfassen

Finanzen

Facility Manager planen und überwachen alle Aspekte der gesamten Organisation, welche er-hebliche finanzielle Investitionen in Technologie, Gebäude, Technik, Innenräume, Aussen-bereich und Gelände darstellt. FM kann für ausgewählte Dienste externe Verträge ab-schliessen. Facility Manager sind in der Regel verantwortlich für die Überwachung, den Betrieb und die Instandhaltung der Gebäude und –Technik, sowie der Dienstleistungsverträge. Folgendes Wissen und Kompetenzen sind für die Finanzen erforderlich:

  • Finanzanalyse und Begründung der Entscheidungen für den FM-Bereich: Lebenszyklus-kosten, Payback-Analyse, Barwert, Abschreibungen
  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Risikomanagement und Analyse
  • Budgetierung, Kapitalplanung und Projekt-Reporting

Mensch & Umwelt

Mit ihren Grundsätzen, Verfahren und Praktiken spielen Facility Manager eine wichtige Rolle. Sie wirken auf die Arbeitsumgebung, welche die Gesundheit, Sicherheit, den Schutz und die Qualität des Arbeitsplatzes, insgesamt das Leben und die Leistung der Mitarbeiter beeinflussen. Aufmerksame Facility Manager haben einen positiven Einfluss auf die Menschen deren Leistung. Folgendes Wissen und Kompetenzen sind erforderlich:

  • Umwelt, Psychologie und Physiologie
  • Menschliche Faktoren / Ergonomie
  • Funktionale Flexibilität und technologische Anpassungsfähigkeit
  • Gesundheit und Sicherheit

Qualitätsbewertung & Innovation

Qualitätsverbesserungs-Programme beginnen beim Facility Manager mit seinem Verständnis der Kunden, ihrer Bedürfnisse und Erwartungen an FM. Darüber hinaus muss der Facility Manager für seine Services die Prozesse verstehen, anwenden und dokumentieren. Sie müssen in der Lage sein, die Leistung der FM-Organisation und deren Dienstleister zu messen, um kontinuierliche Verbesserungen zu erreichen. Folgendes Wissen und Kompetenzen sind für Qualität erforderlich:

  • Literatursuche
  • Grundlagen von beschreibenden und folgernden statistischen Methoden
  • Präsentation von Statistiken
  • Verstehen von Analysen und Entwicklungen
  • Interpretation der Analysen
  • Umfragen zur Kundenzufriedenheit

Immobilien

Vom Facility Manager wird erwartet, Immobilien als Vermögenswert zu verwalten und zu überwachen. Er schafft Strukturen und Arbeitsplätze, um die Menschen, die sie verwenden zu unterstützen. Deshalb müssen Facility Manager Immobilien und deren Nutzen verstehen. Damit tragen sie für Entscheidungen mit, welche die Verwendung von Immobilien betreffen. FM vergleichen, suchen alternative Standorte und ermitteln die Auswirkung auf Entscheide, Gebäudesysteme, Beziehungen und Personal. Sie analysieren Immobilien Dokumente, Vereinbarungen und Anlageempfehlungen, beurteilen die Qualität der verfügbaren Informationen und geben Tipps zu Finanzanalysen. Sie bestätigen die Angemessenheit, Richtigkeit der Dokumente und Vereinbarungen. Dieser Kompetenz-Bereich befasst sich mit der Schnittstelle zwischen Immobilien-Entscheidungen, Facility-Management-Funktionen und der Fähigkeit der gesamten Organisation, seine Ziele zu erreichen. Folgendes Wissen und Kompetenzen sind im Bereich der Immobilien- und Property-Management erforderlich:

  • Marketing, Marktanalyse und –Bewertung
  • Besteuerung von Immobilien
  • Immobilienfinanzierung und Entwicklungsökonomie
  • Immobilien-Entwicklung
  • Immobilien-Kostenmodelle

Technologie

Technologie ist in der Regel in der Verantwortung der Information Technologie (IT)-Abteilung. Allerdings ist FM die verantwortliche Organisation für die Erhaltung und Pflege der Bausubstanz, innen und aussen und der Gebäude-Infrastruktur für die IT. Deshalb arbeiten Facility Manager eng mit den IT-Abteilungen. Facility Manager müssen in der Lage sein zu beurteilen und voraus zu planen, welche Auswirkungen die Technologie im Hinblick auf ihre Betriebs-, Umwelt-, Raum- und Sicherheits-Anforderungen hat. Facility Manager sind auch verantwortlich für die Entsorgung von Technologie in ökologisch verantwortlicher Weise. Folgendes Wissen und Kompetenzen sind für Technologie erforderlich:

  • Allgemeine FM-und Office-Anwendungssoftware
  • Organisatorische IT-Systeme und Trends
  • Integration von Technologien in der gebauten Umwelt

Notfallvorsorge & Business Continuity

Die Verantwortung für die Notfallplanung und Business Continuity ist in der Regel in mehrere Funktionen, wie Sicherheits-, Risiko-Management, Finanzen, Human Resources, Umwelt, Gesundheit und Sicherheit, Informationstechnologie und Facility-Management geteilt. Die Rolle, die der Facility Manager im Notfall-Management und der Business-Continuity spielt, hängt von der Grösse und Komplexität der gesamten Organisation und der Art des Geschäfts betreffend Verfügbarkeit ab. Folgendes Wissen und Kompetenzen sind für Notfallvorsorge erforderlich:

  • Risiko & Sicherheitsbedrohungen
  • Auswirkungen auf Geschäftsunterbruch
  • Auswirkungen und Kosten von Geschäfts-Redundanzen
  • Notfallplanung

Nachhaltigkeit

Die Verantwortung für die Umwelt und Nachhaltigkeit gehört allen Benutzern eines Gebäudes mit ihren Grundstücken. Allerdings haben die Facility-Manager und ihre Mitarbeiter die grössten Auswirkungen auf die Umwelt durch die Steuerung von Betrieb & Instandhaltung von Gebäude und Anlagen. Auch sind Facility Management Abteilungen wahrscheinlich direkt mit staatlichen Aufsichtsbehörden zur Sicherstellung der Erfüllung von Umweltgesetzen und zum Schutz der Umwelt und der Lebensräume belastet. Sie sollen auch mit Vereinen zur Erhaltung historischer Gebäude und Plätzen zusammenarbeiten.

Ein Beitrag der Organisation für die Gesellschaft besteht nicht nur auf der Grundlage der Qualität von Waren und Dienstleistungen, die sie produzieren, sondern auch in der Pflege von Menschen und Umwelt. Vom Facility Manager wird erwartet, Massnahmen zu ergreifen, um die Umwelt und die Menschen zu schützen; dies dank organisatorischer Effizienz und Minimierung von Risiken und Verbindlichkeiten. Alle Einrichtungen sind ein integraler Bestandteil einer Organisation, welche seine soziale Verantwortung zu erfüllen und die Einhaltung von Gesetzen / Verordnungen einzuhalten hat. Die Einhaltung von Mindestanforderungen ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern ist auch erforderlich, um überlebensfähig zu bleiben.

Der Facility Manager muss die Gesamtwirkung der Gebäude und Anlagen auf die Umwelt in einem möglichst frühen Stadium bei der Planung, Ausschreibung, Bau und im Management-Prozess bewerten. Folgendes Wissen und Kompetenzen sind für Umweltverantwortung und Nachhaltigkeit erforderlich:

  • Einfluss der Nachhaltigkeit eines Unternehmensprofils
  • Umweltverantwortung und Nachhaltigkeitspolitik
  • Vorteile eines Nachhaltigkeits-Programms
  • Vorteile eines Nachhaltigkeits-Programms
  • Anerkennung von Ebenen der Umweltverantwortung und Nachhaltigkeit